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09.10.2012

"Papierrechnung ade" am 7. November im Media-Tower

Veranstaltung von ÖCI, basware und mercuryone zum gesetzlichen Rahmen elektronischer Rechnungen. Eine Nachlese!

 

Im Mittelpunkt der Veranstaltung am 7. November in Wien standen die Prozesse der papierlosen elektronischen Rechnung. Mehr als 80 Personen folgten der Einladung des Controller Instituts in den Media Tower in Wien.
Ab 2013 sind auch in Österreich elektronische Rechnungen und Papierrechnungen gleichgestellt - die Pflicht zur aufwendigen digitalen Signatur wird aufgehoben. Ab diesem Zeitpunkt kommen auf alle Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden und empfangen, wesentliche Neuerungen zu. Im Mittelpunkt der Veranstaltung standen die Fragen: Welche Vorteile bieten elektronische Rechnungen und wie können Unternehmen weiterhin Rechtssicherheit sicherstellen?

Vorteile der e-Rechnung

"In Zukunft wird kaum ein Unternehmen mehr um elektronische Rechnung herumkommen, wenn es wettbewerbsfähig bleiben will", strich Rita Niedermayr, Geschäftsführerin des Controller Instituts zu Beginn heraus. Markus Oman, Geschäftsführer der O.P.P. Beratungs GmbH, skizzierte die Einsparungsvorteile und Optimierungsmöglichkeiten in den unternehmensinternen Prozessen: e-Rechnungen sparen Kosten für Papier und Porto und sind deutlich einfacher und billiger im Handling. Außerdem gelangt die Rechnung ohne Umwege ins System des Rechnungsempfängers und kann schnell weiterbearbeitet werden. Und: Da Rechnungen nicht mehr manuell ins System eingegeben werden müssen, können sie automatisiert durch die Freigabeschleifen im Unternehmen geschickt werden. Dieser Prozess bringt sowohl Vorteile für den Rechnungsempfänger, der in vielen Fällen Skonti nutzen kann, als auch für den Rechnungsausteller, der sein Geld schneller erhält.

Rechtssicherheit

Um die Rechtssicherheit zu wahren, müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung gewährleistet sein. Dafür müssen Unternehmen ein gesetzlich nicht näher definiertes Kontrollverfahren implementieren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung garantiert. Oman: "Größere Unternehmen werden dieses Verfahren einfacher umsetzen können, da ja bereits interne Kontrollsysteme (IKS) existieren. Für kleinere Unternehmen wird es eher sinnvoll sein, die e-Signatur zu verwenden, für die Erleichterungen in der Umsetzung kommen werden, damit sie die Vorteile der e-Rechnung ausschöpfen können." Generell rät Oman, alle Rechnungen sauber und revisionssicher abzulegen.

e-Rechnungen bei Wienerberger – Ein internationaler Rollout

Abschließend stellte Johann Ebner, Head of IT Architecture & Organisation, Wienerberger AG, das Purchase-to-Pay Programm des Unternehmens vor, das mit Umsetzungspartner basware schrittweise international ausgerollt wird. Ebner hebt hervor: "Die Umstellung auf e-Invoicing ist kein reines IT-Projekt, sondern ein Organisationsprojekt hinter dem auch das Top-Management stehen muss." Als zentrale Erfolgsfaktoren für das Projekt nennt Ebner unter anderem die Kommunikation im Projekt und vor allem auch die Kommunikation und das interne Marketing des Projekts an sich, klar definierte Verantwortlichkeiten in der Matrix Organisation sowie einen Check der rechtlichen Rahmenbedingungen in den Ländern, in den e-Invoicing ausgerollt wird. Ziel ist es für Wienerberger, 100% der Rechnungen auf elektronische Rechnungen umzustellen.

Die Veranstaltung wurde gesponsert von basware und mercuryone.

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